15 Claves para reuniones eficientes con equipos de trabajo

Antes de la reunión:

1. Escoge hora, lugar y fecha, a conveniencia de la mayoría. Evita fiestas, celebraciones, feriados, actos públicos y otras situaciones externas o colindantes que puedan distraer la atención del equipo o el objetivo de la reunión.

2. Prepara la agenda con los puntos primordiales, siendo realista en el tiempo necesario para agotar cada aspecto planteado. Envíala con anterioridad a los participantes.

3. Si es necesario, envía con anterioridad documentos, informes o datos que deban ser manejados en la reunión. Piensa en ahorro de papel, otros recursos y tiempo.

4. Revisa que el salón y sus servicios estén en buenas condiciones de funcionamiento: mobiliario, electricidad, iluminación, acceso a baños, merienda, café, agua potable.

5. Tener listo un día antes los materiales, útiles, equipos electrónicos y la información a utilizar.

6. Confirmar la asistencia vía telefónica, SMS o mensajería instantánea (la que sea más frecuente entre los participantes). Haz hincapié en la hora de inicio y la hora final.

7. Planea las actividades complementarias de forma breve y agradable. Que no entorpezcan el ánimo o el tiempo de la reunión (Bienvenida, presentación, refrigerio, dinámicas).

Durante la reunión:

8. Delega estratégicamente información, acciones, uso de equipos electrónicos, secretaría o informe de la reunión, manejo del tiempo, dirección del debate.

9. Dedica el mayor tiempo y esfuerzo a los objetivos de la reunión. Ten pendiente esto siempre. Informa en la convocatoria, recordatorio, agenda e inicio de la reunión sobre el objeto de la actividad.

10. Respeta y has respetar, amablemente, el tiempo y la intervención de todos. Inicia y culmina puntualmente.

11. Controla el tiempo de cada intervención, hazlo saber desde el inicio de la reunión.

12. Evita la diatriba innecesaria; orienta la discusión a resolver problemas, buscar soluciones, plantear alternativas, hacer propuestas, tomar decisiones.

13. El manejo de la información es una clave del éxito en el trabajo en equipo. Comparte la información.

Después de la reunión:

14. Luego de la reunión, en el menor tiempo posible, debes devolver un resumen, minuta o circular de la reunión donde destaquen los acuerdos y compromisos. Utiliza mensajería instantánea, agendas o calendarios colectivos, correos electrónicos, carteleras en la oficina.

15. Evalúa la actividad para la planificación de futuras reuniones.

“Si siempre haces las cosas de igual manera, siempre obtendrás los mismos resultados”

Idea y texto: Julio Alexander Parra Maldonado

@Jalexp1 https://jalexp1.wordpress.com jalexp1@yahoo.es

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Acerca de Julio Alexander

Educador y Promotor Comunitario. Aficionado a la literatura, enamorado de Venezuela, con experiencia de trabajo y desarrollo de proyectos en comunidades populares, amante de la naturaleza.
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